Community and Customer Relations Coordinator

Reporting to the Communications Manager, the Community & Customer Relations Coordinator is responsible for managing the day-to-day delivery of Uplifted, HIAA’s community outreach program, and coordinating customer service responses by phone and email. The Community & Customer Relations Coordinator provides timely, professional customer service responses, verbally and in writing, in both English and French, and supports the broader Marketing, Communications & Customer Experience team with bilingual communications and responses for social media channels.

This role supports team efforts to enhance HIAA’s reputation as a sustainable and socially responsible organization by building and maintaining strong relationships with community organizations and partners, managing program commitments and administrative requirements, and supporting initiatives in alignment with HIAA’s strategic priorities and values to strengthen Halifax Stanfield’s connections with the communities it serves.

Manages customer inquiries, comments and complaints received by phone and email, providing timely, professional responses in English and French, and coordinates with internal departments and airport partners to resolve customer issues as required.

Maintains accurate records and regularly analyzes customer feedback data to identify trends, recurring issues and emerging concerns, and prepares reports and insights to support decision-making and improvements to the passenger experience.

Responds to customer situations requiring immediate or sensitive assistance, exercising sound judgment and coordinating with appropriate internal teams and airport partners to support resolution.

Develops and maintains customer relations resources, including Frequently Asked Questions, response templates and reference materials, to support accurate and consistent customer communications across all channels.

Assists in the preparation of bilingual content and responses for use on Halifax Stanfield’s social media channels.

Coordinates the day-to-day administration and delivery of Uplifted, supporting all program streams and ensuring activities, partnerships, sponsorships, and other funding commitments are delivered consistently and in alignment with HIAA’s strategic priorities, program criteria and budget.

Develops and maintains the annual Uplifted work plan and calendar, which includes tracking deadlines, commitments, approvals, events and follow-up requirements.

Builds, maintains and strengthens relationships with community organizations by serving as a primary point of contact for Uplifted and ensuring commitments, expectations and opportunities are clearly communicated and followed through.

Oversees and supports community-focused projects, sponsorships, and special events that strengthen HIAA’s relationships with community organizations and partners.

Manages and tracks the overall budget of Uplifted, including commitments, expenditures and forecasts, and provides regular budget updates to the Communications Manager

Coordinates the intake, assessment, approval and fulfillment of all community investment requests in accordance with Uplifted program criteria, including sponsorships, donations, volunteer opportunities and other forms of community support, and maintains appropriate records.

Collaborates with Airport Experience team members to facilitate HIAA’s Welcome Program, tours and other related airport experience initiatives.

Post-secondary education in Business Administration, Communications, Public Relations, or Tourism and Hospitality Management is preferred, with two to three years’ related experience. A similar combination of experience and skills will be considered.

Strong proficiency with MS Office, including Excel, Outlook, Word, PowerPoint, SharePoint and Teams.

Strong demonstrated customer service skills, with experience handling a range of inquiries, complaints and sensitive situations with professionalism and sound judgment.

Demonstrated curiosity for complex issues and ability to distill dense information into communications materials for a variety of audiences.

Demonstrated ability to develop strong cooperative relationships with employees, customers, stakeholders, and partners.

Demonstrated ability to collect, organize and analyze quantitative and qualitative information, identify meaningful trends and prepare clear reports, summaries and recommendations.

Excellent organizational, planning, time management and prioritization skills, with the ability to adapt to change and make sound decisions in a dynamic environment.

Demonstrated ability to remain effective in high-pressure situations and manage conflict professionally.

Demonstrated ability to operate effectively under tight deadlines and in a fast-paced environment.

Ability to learn and apply new skills and knowledge.

Demonstrated ability to work as a member of a team.

Exceptional written and oral communication skills in both English and French. Other languages would be an asset.

Experience working with social media or other communications channels would be an asset

ABOUT HIAA

At HIAA, you will enjoy being part of an evolving global industry, with all the comforts that come from being one of only 200 employees. Employee engagement matters at HIAA -- in the last three years, an average of 91% of our employees said they would recommend HIAA as an employer.

Safety first: We go above and beyond to ensure a safe and healthy workplace for all our employees, providing comprehensive training, proper safety equipment, and a culture of collaboration and support. With us, you can trust that your well-being is always our top concern.

Caring supervisors and teammates: You'll join a team of supportive and caring individuals who are always ready to help each other succeed. Our supervisors and coworkers are invested in your professional and personal growth, and will work with you to provide guidance, support, and encouragement and professional development. With us, you'll always feel supported, personally and professionally.

Part of a larger community: You'll be part of a vibrant and dedicated community of professionals working together with one purpose: to safely and efficiently manage, operate and promote the region’s largest airport. Whether you're a customer service representative, an electrician, or a member of our management team, you'll play a crucial role on our team and as part of the Halifax Stanfield community. With us, you’ll be part of something bigger.

Competitive compensation and benefits: We believe in rewarding our employees for their hard work and dedication. That's why we offer competitive compensation and a comprehensive benefits package to support the physical, emotional, and financial well-being of our team. With us, you'll have access to industry-leading pay and benefits, including health insurance, a registered pension plan, retirement savings plans, and wellness programs, to help you thrive both personally and professionally.

We also offer the following

• Annual Salary starting at $82,935
• Commuting allowance (if eligible)
• Free parking for work and travel
• Training & development
• Vacation
• 12 paid holidays
• Paid family related time up to 37.5 hours
• Up to 10 sick days
• Registered pension plan with matching contributions up to 7%
• Medical and dental, currently at 100% paid premiums
• Health spending account

To express interest in this opportunity please apply online directly

We are committed to building a diverse and inclusive workplace that reflects the communities we serve. We encourage applications from Indigenous Peoples, persons with disabilities, racially visible persons (members of racialized groups), and members of the 2sLGBTIQA+ community. Candidates are encouraged to self-identify during the application process.

To self-identify, please click here and complete the survey or self- identify on your application.

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COORDONNATEUR·TRICE DES RELATIONS COMMUNAUTAIRES ET AVEC LA CLIENTÈLE

Sous la supervision de la gestionnaire des communications, la personne titulaire du poste de coordonnateur·trice des relations communautaires et avec la clientèle est responsable de la gestion quotidienne des activités d’Élever, le programme d’engagement communautaire de l’AAIH, ainsi que de la coordination des réponses aux demandes de service à la clientèle par téléphone et par courriel. Elle fournit, en temps opportun et avec professionnalisme, des réponses aux demandes de service à la clientèle, à l’oral comme à l’écrit, en français et en anglais.

Elle apporte également son soutien à l’ensemble de l’équipe du marketing, des communications et de l’expérience client en contribuant aux communications bilingues et aux réponses publiées sur les médias sociaux. La personne titulaire de ce poste contribue aux efforts de l’équipe visant à renforcer la réputation de l’AAIH en tant qu’organisation durable et socialement responsable par l’établissement et l’entretien de relations solides avec des organismes communautaires et des partenaires.

Elle gère également les engagements liés au programme et les exigences administratives. De plus, elle soutient des initiatives qui s’inscrivent dans les priorités stratégiques et les valeurs de l’AAIH, afin de resserrer les liens entre Halifax Stanfield et les collectivités qu’il dessert.

RESPONSABILITÉS

Gérer les demandes de renseignements, les commentaires et les plaintes reçus de la clientèle par téléphone et par courriel, en fournissant des réponses rapides et professionnelles en français et en anglais. Coordonner ses interventions avec les services internes et les partenaires aéroportuaires afin de résoudre les problèmes de la clientèle, au besoin.

Assurer la mise à jour et l’exactitude des dossiers et analyser régulièrement les données issues des commentaires de la clientèle afin de repérer les tendances, les problèmes récurrents et les préoccupations émergentes. Préparer des rapports et formuler des constats pour éclairer la prise de décisions et contribuer à l’amélioration de l’expérience des passager·ère·s.

Intervenir auprès de la clientèle dans les situations nécessitant une assistance immédiate ou une approche délicate, faire preuve de discernement et coordonner les interventions avec les équipes internes et les partenaires aéroportuaires concernés afin de contribuer à la résolution des problèmes.

Élaborer et tenir à jour des outils de référence pour les relations avec la clientèle, notamment des foires aux questions, des modèles de réponse et des documents de référence, afin d’assurer l’exactitude et la cohérence des communications avec la clientèle sur l’ensemble des canaux.

Contribuer à la préparation de contenu bilingue et de réponses destinés aux médias sociaux d’Halifax Stanfield.

Coordonner la gestion quotidienne et la mise en œuvre du programme Élever, tout en soutenant l’ensemble de ses volets. Veiller à ce que les activités, les partenariats, les commandites et les autres engagements financiers soient réalisés de manière uniforme, conformément aux priorités stratégiques de l’AAIH, aux critères du programme et au budget.

Élaborer et tenir à jour le plan de travail et le calendrier annuels d’Élever, notamment en assurant le suivi des échéances, des engagements, des approbations, des événements et des suivis requis.

Établir, entretenir et renforcer les relations avec les organisations communautaires en agissant comme principale personne-ressource pour le programme Élever. Veiller à ce que les engagements, les attentes et les possibilités soient communiqués avec clarté et les suivis nécessaires soient effectués.

Superviser et soutenir des projets axés sur la collectivité, des commandites et des événements spéciaux qui renforcent les relations de l’AAIH avec les organismes communautaires et ses partenaires.

Gérer et assurer le suivi du budget global du programme Élever, notamment des sommes engagées, des dépenses et des prévisions budgétaires. Fournir régulièrement des mises à jour budgétaires à la gestionnaire des communications.

Coordonner la réception, l’évaluation, l’approbation et la réalisation de toutes les demandes d’investissement dans la collectivité conformément aux critères du programme Élever, notamment les demandes de commandite, de dons, de possibilités de bénévolat et d’autres formes de soutien communautaire. Tenir à jour les dossiers pertinents.

Collaborer avec les membres de l’équipe de l’expérience aéroportuaire à la mise en œuvre du programme d’accueil de l’AAIH, à l’organisation de visites guidées et à la réalisation d’autres initiatives liées à l’expérience aéroportuaire.

QUALIFICATION PROFESSIONNELLE

Être titulaire, de préférence, d’un diplôme d’études postsecondaires en administration des affaires, en communications, en relations publiques, ou en gestion de services touristiques et d’hôtellerie, et posséder de deux à trois années d’expérience connexe. Toute autre combinaison semblable d’expérience et de compétences sera prise en considération.

Avoir une excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Excel, Outlook, Word, PowerPoint, SharePoint et Teams.

Avoir d’excellentes aptitudes en service à la clientèle et posséder de l’expérience dans le traitement de diverses demandes de renseignements et plaintes ainsi que dans la gestion de situations délicates avec professionnalisme et discernement.

Faire preuve de curiosité par rapport aux enjeux complexes et avoir la capacité de synthétiser l’information dans des documents de communication destinés à divers publics.

Avoir la capacité d’établir de solides relations de coopération avec des membres du personnel, des client·e·s, des intervenant·e·s et des partenaires.

Avoir la capacité de recueillir, d’organiser et d’analyser des données quantitatives et qualitatives, de repérer les tendances pertinentes et de préparer des rapports, des sommaires et des recommandations clairs.

Avoir d’excellentes aptitudes en organisation et en planification, être capable de gérer efficacement son temps et plusieurs priorités, savoir s’adapter aux changements et prendre des décisions éclairées dans un environnement dynamique.

Être en mesure de maintenir son efficacité dans des situations exigeant de travailler sous forte pression et de gérer des conflits avec professionnalisme.

Avoir la capacité de fonctionner efficacement dans des délais serrés et dans un milieu évoluant rapidement.

Être capable d’apprendre et de mettre en pratique de nouvelles compétences et connaissances.

Pouvoir travailler en équipe.

Posséder des compétences exceptionnelles en communication orale et écrite, en anglais et en français. La maîtrise d’autres langues serait un atout.

Avoir de l’expérience avec les médias sociaux ou d’autres canaux de communication constitue un atout.

À PROPOS DE L’AAIH

Vous aimerez faire partie d’une industrie mondiale en pleine évolution et, comme l’AAIH ne compte que 200 employé·e·s, vous profiterez de tous les avantages qui en découlent. À l’AAIH, l’engagement des membres de notre personnel est important : au cours des trois dernières années, 91 % d’entre eux ont déclaré qu’ils recommanderaient l’AAIH comme employeur.

La sécurité d’abord : Nous faisons tout notre possible pour assurer un milieu de travail sain et sécuritaire à tous nos employé·e·s, en leur offrant une formation complète ainsi que de l’équipement de sécurité adéquat, et en favorisant une culture de collaboration et de soutien. Au sein de notre entreprise, votre bien-être est toujours notre principale préoccupation.

Des superviseur·se·s et des collègues bienveillants : Vous vous joindrez à une équipe composée de gens bienveillants, solidaires et toujours prêts à s’entraider pour réussir. Nos superviseur·se·s et nos collègues s’investissent dans votre croissance professionnelle et personnelle, et vous offriront des conseils, du soutien, des encouragements et un perfectionnement professionnel. En travaillant avec nous, vous vous sentirez toujours soutenu·e, personnellement et professionnellement.

Faire partie d’une grande communauté : Vous ferez partie d’une communauté de professionnel·le·s dévoués et dynamiques qui travaillent ensemble dans un seul but : assurer la gestion et le fonctionnement efficaces et sécuritaires du plus grand aéroport de la région, ainsi qu’en faire la promotion. Que vous soyez un·e représentant·e du service à la clientèle, un·e électricien·ne ou un·e membre de notre équipe de direction, vous jouerez un rôle crucial au sein de notre équipe et de la communauté d’Halifax Stanfield, et vous ferez partie d’un collectif.

Rémunération et avantages concurrentiels : Nous sommes d’avis qu’il faut récompenser nos employé·e·s pour leur travail acharné et leur dévouement. Voilà pourquoi nous offrons une rémunération concurrentielle et un régime complet d’avantages sociaux pour favoriser le bien-être physique, émotionnel et financier de notre équipe. Vous aurez ainsi la possibilité de bénéficier d’une rémunération et d’avantages sociaux parmi les meilleurs du secteur, notamment une assurance maladie, un régime de pension agréé, des régimes d’épargne-retraite et des programmes de bien-être, afin de vous aider à vous épanouir sur le plan personnel et professionnel.

Nous offrons également les avantages suivants

• Salaire annuel débutant à 82 935 $;
• Indemnité de transport (si admissible);
• Stationnement gratuit pour le travail et les déplacements;
• Formation et perfectionnement;
• Vacances;
• Douze jours de congé payés;
• Jusqu’à 37,5 heures payées pour du temps avec sa famille;
• Jusqu’à dix jours de congé de maladie;
• Régime de retraite agréé avec des cotisations de contrepartie allant jusqu’à 7 %;
• Assurance médicale et dentaire dont les primes sont actuellement payées à

100 %;

• Compte gestion-santé.

Pour manifester votre intérêt pour cette opportunité, veuillez soumettre votre candidature directement en ligne.

Nous nous engageons à bâtir un milieu de travail diversifié et inclusif qui reflète les communautés que nous servons. Nous encourageons les candidatures de membres des peuples autochtones, de personnes en situation de handicap, de personnes racisées (membres de groupes racisés) et de membres de la communauté 2ELGBTQI+. Les candidat·e·s sont invités à s’auto-identifier au cours du processus de candidature.

Pour vous identifier, veuillez cliquer ici et répondre au questionnaire (en anglais). Vous pouvez aussi vous identifier lors de votre candidature.