CONTRAT LOCAL - ASSISTANT-E ADMINISTRATIF-VE ET BUDGETAIRE H/F

• Le/La assistant-e administratif-ve comptable et budgétaire sera le point
• focal en charge de la comptabilité et du budget de l’agence, de la gestion des
• bureaux et de l’immobilier, des ressources humaines et sera l’assistant(e)
• de direction de la Directrice Pays.
• Il/elle travaillera sous la supervision
• de la Directrice pays de l’AFD et du Directeur pays adjoint.
• Il/elle travaillera en étroite collaboration avec la direction régionale basée à Nairobi.
• Le poste est basé à l’agence de l’AFD à Dar
• Es Salaam. La majeure partie des missions se déroulera à Dar Es Salaam,
• mais certaines activités (notamment de formation) pourront exceptionnellement nécessiter des
• déplacements à l’intérieur ou à l’extérieur du pays.

Activités

principales :

Comptabilité et budget

Trésorerie

Gestion des relations avec la banque

Suivi et classement des relevés M-Pesa et des comptes bancaires

Préparation des paiements des fournisseurs et des administrations par virements et chèques

Suivi des factures et des pièces comptables, envoi à la direction régionale

Tenue d’un tableau Excel pour le suivi des principales dépenses

Budget : Préparation, suivi et reporting du budget de l’agence en lien avec la direction régionale

Inventaires physiques et suivi des achats d’actifs

Gestion du bureau, gestion immobilière,

administration

Gestion de tous les contrats liés aux résidences de l’AFD, aux bureaux, véhicules, assurances, sécurité, fournitures de bureau, etc.

Responsable de la supervision et de l’entretien des bureaux et des résidences de l’AFD, en accordant une attention particulière à la sécurité, au bon entretien et aux relations avec les différents fournisseurs, entreprises et propriétaires pour les travaux/entretiens à effectuer

Préparation et suivi de toutes les démarches administratives et renouvellements des documents légaux (visas, permis de travail, certificats d’exonération), achat d’équipements détaxés concernant le personnel expatrié de l’AFD et leurs familles

Rédaction des notes de service pour assurer la bonne organisation du bureau

Gestion des archives

Ressources humaines (RH)

Préparation des fiches de paie, déclarations

sociales et fiscales

Suivi des congés, arrêts maladie et absences

Vérification et paiement des per diem de mission

pour l’équipe

Appui aux recrutements et renouvellements de

contrats

Assistant(e) de

la Directrice Pays de l’AFD

Planification et gestion du calendrier

Rédaction de correspondances et tâches de

secrétariat pour la Directrice

Soutien à l’organisation des missions et réunions de

la Directrice

Le poste est à

pourvoir dès que possible en octobre. Le contrat proposé est un contrat local à

durée déterminée de 3 ans.

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ENGLISH VERSION

FINANCIAL

ADMINISTRATOR AND EXECUTIVE ASSISTANT

Main activities

Accountancy and Budget

Treasury

• In charge of relationships with the bank
• Follow up and filling of MPESA and bank accounts
• Payments of suppliers and administrations by transfers and cheques

Accountancy

• Following up bills and accounting documents and send them to the regional office
• Maintain excel sheet to follow up main expenditures
• Management of accounting archives

Budget

Preparation, follow up and reporting on budget of the agency in relation with regional office

Inventories

• Physical inventories and follow up purchases of AFD assets
• Office management, real estate management, administration
• Management of all contracts of the office relating to AFD residences, office, vehicles, insurances, security, office supplies, etc.
• Supervision of the Office assistant for maintenance of AFD office and residences with a particular attention to security, good maintenance, and relationships with the various suppliers/enterprises, and landlords for works/maintenance to be done
• Prepares and follow up all the processing and renewals of legal documentation (visa, work permits and exemption certificates), purchase of tax-free assets concerning the AFD expatriate staff and their families
• Preparation of note de services for the good organization of the office

HR

• Preparation of payrolls, social and fiscal deductions declarations
• Follow up on leaves, sickness and absenteeism
• Review and payment of mission per diem for the team
• Support for recruitments and renewal of contracts
• Assistant to the AFD Country Director
• Scheduling and management of planning
• Preparation of correspondence and carryout secretarial duties for the AFD Director
• Supports the country Director in organizing various missions and meetings
• This is not an exhaustive list and the employee will
• be expected to undertake other duties as may reasonably be required.