Morgens erreicht Dich die Nachricht, dass sich die Prioritäten des Tages grundlegend verändert haben. Eine vertrauliche Transaktion erfordert kurzfristige Abstimmungen, wichtige Termine müssen neu orchestriert und entscheidungsrelevante Informationen für den Vorstand aufbereitet werden. Noch bevor andere auf die Veränderung reagieren, hast Du bereits Lösungen geschaffen. Denn Du denkst voraus, handelst souverän und hältst dem Vorstand den Rücken frei.• Nachweisliche Tätigkeiten in der Wirtschaftsprüfung, einer wirtschaftsnahen Kanzlei oder im M&A-/Transaktionsumfeld sind eine wesentliche Voraussetzung für diese Position Direkte und vertrauensvolle Unterstützung des Vorstands in allen organisatorischen, administrativen und strategischen Themen des Tagesgeschäfts Eigenverantwortliche Steuerung eines hochdynamischen und komplexen Kalenders inklusive Priorisierung und Koordination von Terminen Vorausschauendes Management der täglichen Agenda sowie Sicherstellung einer optimalen Zeit- und Ressourcenplanung des Vorstands Erstellung, Überarbeitung und Qualitätssicherung von Präsentationen, Analysen, Reports und Entscheidungsvorlagen auf Vorstandsniveau unter Einsatz moderner digitaler und KI-gestützter Arbeitsmethoden Professionelle Nutzung von KI-Anwendungen zur Unterstützung von Recherchen, Analysen, Korrespondenz, Präsentationen sowie zur kontinuierlichen Optimierung von Prozessen und Abläufen im Vorstandsumfeld Planung, Organisation und Koordination nationaler und internationaler Geschäftsreisen einschließlich aller Reisebuchungen sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Gremiensitzungen und wichtigen Geschäftsterminen Professionelle Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Stakeholdern in deutscher und englischer Sprache sowie Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und Prioritäten zur Sicherstellung einer termingerechten Umsetzung Übernahme von Sonderprojekten sowie Unterstützung bei strategischen und operativen Fragestellungen des Vorstands.
Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Vorstandsassistenz sowie nachweisliche Erfahrung in der direkten Unterstützung von Vorständen oder C-Level-Führungskräften Zwingender beruflicher Hintergrund in der Wirtschaftsprüfung, Rechtsberatung (Jura) oder im M&A-/Transaktionsumfeld mit ausgeprägtem Verständnis für wirtschaftliche und strategische Zusammenhänge Exzellente Kenntnisse in Microsoft Outlook, insbesondere im Management komplexer Kalender-, Termin- und Reiseplanungen Expertenkenntnisse in Microsoft PowerPoint und Excel sowie Erfahrung in der Erstellung von Präsentationen, Analysen, Reports und Entscheidungsvorlagen auf Vorstandsniveau Fundierte praktische Erfahrung im professionellen Einsatz von KI-Anwendungen (z.
B. Microsoft Copilot, ChatGPT) sowie die Fähigkeit, KI-gestützte Arbeitsweisen sicher, effizient und qualitätsorientiert in den Arbeitsalltag zu integrieren Erfahrung in der Organisation und Koordination nationaler sowie internationaler Geschäftsreisen und Veranstaltungen Souveräne, adressatengerechte Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern auf allen Hierarchieebenen sowie verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse Ausgeprägte Organisationsstärke, hohe Detailgenauigkeit sowie eine strukturierte, eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise Hohe Eigeninitiative, absolute Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit gepaart mit einer pragmatischen Hands-on-Mentalität.
Unser Kennenlernprozess ist bewusst unkompliziert und persönlich gestaltet, damit wir uns Schritt für Schritt auf Augenhöhe begegnen können. Zum Start gibt es ein kurzes, lockeres Telefonat (ca. 15 – 20 Minuten), um ein erstes Gefühl füreinander zu bekommen. Danach findet ein Videocall über MS Teams mit einem Mitglied unseres Teams statt. Dieser gibt dir die Möglichkeit, in den direkten Austausch zu gehen, tiefergehende Einblicke zu gewinnen und mehr über die Zusammenarbeit zu erfahren.
Im letzten Schritt freuen wir uns darauf, Dich persönlich bei uns im Büro kennenzulernen. Neben dem Gespräch erwartet Dich eine kleine, praxisnahe Fallstudie, ganz entspannt und ohne Prüfungscharakter, vielmehr als Einblick in unsere Arbeitsweise gedacht. Anschließend treffen wir zeitnah eine Entscheidung — transparent und wertschätzend. Unser Büro befindet sich in Berlin-Mitte. Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, in einem hybriden Arbeitsmodell tätig zu sein und stellen Ihnen hierfür selbstverständlich die gesamte notwendige Ausstattung zur Verfügung.
Es erwartet Dich eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einem dynamisch wachsenden Unternehmen mit großem Raum für persönliche Weiterentwicklung. Neben flexiblen Arbeitszeiten bieten wir einen modernen (mobilen) Arbeitsplatz sowie die Freiheit, den eigenen Verantwortungsbereich aktiv mitzugestalten. Selbstverständlich gehören auch ein attraktives Vergütungspaket und 30 Urlaubstage dazu. Unsere Unternehmenskultur ist geprägt von Transparenz, Respekt und Eigenverantwortung.
Als Arbeitgeber stehen wir für Vielfalt in all ihren Facetten – sei es in Denkweisen, Erfahrungen oder Arbeitsstilen. Wir sind überzeugt, dass Diversität Innovation fördert, und schaffen ein inklusives Arbeitsumfeld, in dem alle Kolleg:innen wertgeschätzt werden und ihr volles Potenzial entfalten können. Wir berücksichtigen alle qualifizierten Bewerber:innen unabhängig von ethnischer Herkunft, Nationalität, Religion oder Weltanschauung, Geschlecht oder Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Alter oder Familienstand.
Bei gleicher Eignung werden Bewerber:innen mit einer Schwerbehinderung bevorzugt berücksichtigt.
Job description provided by eClear.
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